Time Tracking

Конспект

Ханс Пагель из диджитал-агентства überdosis рассказывает об их опыте учета рабочего времени.

Ключевые мысли:

  • Время — самое дорогое, что нас есть, поэтому мы его продаем.
  • Учет времени, как и любой другой учет работы, упрощает выставление счетов клиентам и подрядчикам и позволяет сохранить прозрачность стоимости.
  • Стоит также фиксировать время, потраченное на неочевидную часть работы: проектирование, сбор и анализ информации, а также время на обучение.
  • Помните, что никто не работает восемь часов подряд. День с четырьмя-шестью часами учета рабочего времени — скорее всего, хороший день с большим количеством работы в состоянии потока и концентрации.
  • Не путайте отслеживаемое время с «производительностью» и не используйте его, как показатель успеха для отдельного члена команды или компании в целом.

Отслеживание времени

Вся работа нашей компания основана на учете рабочего времени. Мы понимаем неоднозначное отношение к этому, но не будем упускать из виду его преимущества. Давайте рассмотрим, что мы узнали об отслеживании времени и о том, как сделать его менее пугающим.

Преимущества отслеживания времени

Прежде всего, мы считаем, что время — самое дорогое, что есть у всех нас, поэтому мы его продаем. Клиенты нанимают нас для работы на определенный срок, ожидая, что мы сделаем все возможное за это время. Мы обязуемся полностью сосредоточиться на проектах наших клиентов и делать то, что у нас получается лучше всего.

Это означает, что никто не оплачивает больше часов, чем мы отработали, и не оплачивает меньше. Если мы будем достаточно быстро работать вместе, это победа и для нас, и для клиента. Когда вы добавляете больше технических требований к списку, вы получаете лучший результат, за который в итоге заплатите больше, но это выгодно для обеих сторон. Это справедливо.

Это также упрощает составление офферов и выставление счетов. Зачем нам тратить время на переговоры о цене? Это не то, в чем мы хороши, это никому не принесет выгоды. В наших договорах указано рекомендованное количество дней, в течение которых мы сможем выполнить ваши задачи наилучшим образом. Наши счета — это ежемесячная сумма рабочих часов. Она может быть меньше, если мы не работали так много, как планировали, или больше, если в конкретный месяц нужно было поднапрячься.

Такой подход обеспечивает прозрачность цен. Мы можем заранее предупредить наших клиентов, если нам понадобится больше времени, и оставить решение за ними.

Большинство наших счетов включают только количество часов и список достигнутых за это время результатов. Если клиент попросит, мы также приложим подробный отчет о затраченном времени. По нашему опыту, клиенты, которые просят такой уровень прозрачности, в целом недоверчивы, и мы не можем построить доверие только на этом отчете, поэтому, вероятно, за этим вопросом скрываются более серьезные проблемы.

Большинство людей в нашей компании работают из дома, поэтому многие процессы невидимы для других участников, но сумма часов, зафиксированных по каждому проекту, дает представление о том, что происходит в компании. Обратите внимание, что в таком подходе есть большая доля допущения, которое, вероятно, работает не для каждой команды. Мы исходим из идеи, что люди развивают проект, когда тратят на него время. Если мы хотим продвигать проект быстрее, часто достаточно просто выделить больше времени для проекта на ближайшие месяцы.

Отсутствие отслеживания

Конечно, здорово, что не нужно нажимать кнопку отсчета до и после работы. Однако, это может быть опасно во многих отношениях, особенно в творческой работе.

Не знаю, как вы, но я забываю о времени, когда нахожусь в состоянии потока и сосредоточен. Я не смогу в конце дня сказать вам, проработал ли я час или четыре часа над проблемой, и не смогу узнать в конце месяца, потратил ли я 50 или 100 часов на конкретный проект.

Мне нравится вечером в пятницу смотреть, сколько я отработал за неделю. Большое количество часов может быть признаком большого количества непрерывной работы, и это хорошо.

Мы даже чувствуем, что такой подход защищает нас от того, чтобы делать больше или меньше, чем нам платят. И то, и другое может плохо сказаться на комфортной рабочей обстановке, когда вы не хотите работать сверхурочно (это стресс!) и не хотите долго бездельничать между проектами (промедление тоже ведет к стрессу).

Как мы это реализуем

Мы используем Toggl Track уже несколько лет, но вы можете использовать все, что захотите. Это сервис, к которому есть допуск у всей команды. Все просто — есть большая кнопка «Пуск» / «Стоп» и поле описания.

Кстати, некоторые инструменты предлагают автоматическое отслеживание времени, которое проверяет, какое приложение вы используете, и как долго. Если вы пытаетесь выработать привычку фиксировать время, это, вероятно, лучшее начало.

Когда вы будете готовы начать работу над проектом, нажмите «Пуск». Когда закончите, нажмите «Стоп». Нет необходимости останавливать счетчик, если вы отошли от клавиатуры на несколько минут. Останавливайте таймер только в том случае, если вы собираетесь сделать перерыв на обед, любую другую длительную паузу или переключиться на другой проект (чего мы стараемся избегать).

Для большинства проектов достаточно прикрепить запись к этому проекту и в двух словах описать, что вы делаете, например, «Создание каркасов». Нет необходимости вдаваться в подробности и упоминать отдельные задачи.

Что мы фиксируем

Вся наша система выставления счетов основана на учете времени, поэтому важно отслеживать всю работу, включая необходимую для продвижения проекта. Например, когда вы проектируете, разрабатываете, думаете, проводите исследования или экспериментируете.

Мы также ожидаем, что люди будут отслеживать внутренние проекты (я сейчас отслеживаю время в «Блоге»), а их у нас много. Например, наш веб-сайт, все наши самостоятельные проекты, проект устойчивого развития, проекты социального взаимодействия и многое другое.

Каждому члену команды нужно время, чтобы учиться, поэтому мы планируем дни для этого. Мы просим людей фиксировать эти часы. Обучение не дает видимых и измеримых результатов, поэтому отслеживаемое время может быть отличным показателем того, достаточно ли времени было выделено на обучение в течение года.

То, что не нужно фиксировать

Мы не отслеживаем такие вещи, как общение, просмотр видео между задачами или другие небольшие перерывы. Они нужны всем нам, особенно при творческой работе.

Кроме того, мы не ожидаем, что кто-то отработает ровно то количество часов, которое указано в его контракте. Многие люди сидят перед экраном по восемь часов в день, но никто не работает восемь часов подряд — нет необходимости добиваться такой суммы часов в течение рабочего дня.

Общие заблуждения

Мы не хотим показаться слишком оптимистичными. Да, может быть неприятно нажимать кнопку начала и конца перед выполнением самой работы. С другой стороны, планирование всех наших проектов основано на днях, поэтому в идеальную неделю людям нужно всего лишь несколько раз нажать кнопку «Пуск» и «Стоп». Добавление описаний тоже может показаться утомительным. Но, как я уже сказал, комментария «разработка серверной части» в большинстве случаев достаточно.

Если вы рассчитываете отслеживать весь свой день, вы тоже можете разочароваться. Не устаем повторять: никто не работает восемь часов подряд. День с четырьмя-шестью отслеженными рабочими часами, скорее всего был отличным днем с большим количеством непрерывной работы. Мы считаем это уже большим успехом. Нет необходимости работать по восемь часов в день (или сколько указано в контракте).

И да, мы не путаем отслеживаемое время с «производительностью» и не используем его, как показатель успеха для отдельного члена команды или компании в целом. Отслеживание большего количества времени само по себе не делает никого продуктивнее. Мы стараемся, чтобы это было честно для всех. Для вас, для команды и для наших клиентов.

Перевод blog.ueber.io